Postanowienia ogólne
§ 1

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
1) BOK – Biuro Obsługi Klienta ZBP, zlokalizowane przy ul. Kruczkowskiego 8
w Warszawie, w którym są udostępniane dane przetwarzane w Systemach, których administratorem danych w rozumieniu RODO jest Związek Banków Polskich z siedzibą w Warszawie,
2) CBD – Centralne Bazy Danych Systemów,
3) Konsument – osoba fizyczna dokonująca czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową,
4) Podpis kwalifikowany – kwalifikowany podpis elektroniczny równoważny podpisowi własnoręcznemu, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego opierającego się
na kwalifikowanym certyfikacie, służący do podpisywania dokumentów
i umów, które mają moc prawną.
5) Podpis zaufany – podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego
do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę składającą podpis z wykorzystaniem Profilu Zaufanego ePUAP.
6) Dokument mObywatel – dokument mobilny stwierdzający tożsamość
i obywatelstwo polskie użytkownika aplikacji mObywatel na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej w relacjach wzajemnej fizycznej obecności stron, zwany powszechnie mDowodem.
7) mWeryfikator – aplikacja na smartfony umożliwiająca potwierdzenie autentyczności, ważności, integralności oraz pochodzenia dokumentów mobilnych w sposób, o którym mowa w art. 9 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 29 czerwca 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz. U. poz. poz. 1234).
8) Portal BOK Klient – aplikacja umożliwiająca Wnioskodawcy sporządzenie wniosku, a następnie wysłanie go do BOK listem poleconym lub elektronicznie w przypadku posiadania przez Wnioskodawcę Podpisu kwalifikowanego
lub Podpisu zaufanego (uwierzytelnienie Wnioskodawcy na Portalu BOK Klient wymaga podania adresu e-mail, na który przekazany zostanie link aktywacyjny umożliwiający Wnioskodawcy wypełnienie elektronicznie wniosku o wydanie Raportu),
9) Prawo bankowe – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (tj. Dz. U. 2022 r., poz. 2324, ze zm.),
10) Przedsiębiorca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową,
11) Raport – Raporty: Podstawowy, Dodatkowy i Przedsiębiorcy,
12) Raport Podstawowy – informacja dotycząca danych osobowych Konsumenta oraz Przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, przetwarzanych w CBD jednego z Systemów, sporządzana w formie wydruku z systemu informatycznego, udostępniana bezpłatnie na ich wniosek nie częściej niż raz na 6 miesięcy,
13) Raport Dodatkowy – informacja dotycząca danych osobowych Konsumenta oraz Przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą przetwarzanych w CBD jednego z Systemów, sporządzana
w formie wydruku z systemu informatycznego, udostępniana płatnie
na kolejny wniosek w ciągu 6 miesięcy od daty wydania ostatniego Raportu Podstawowego,
14) Raport Przedsiębiorcy – informacja dotycząca danych przetwarzanych
w CBD–BANKOWY REJESTR o Przedsiębiorcy będącym osobą prawną lub jednostką organizacyjną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, udostępniana płatnie w formie wydruku z systemu informatycznego,
na wniosek tego Przedsiębiorcy,
15) Regulamin BOK – Regulamin udostępniania danych przetwarzanych
w systemach Związku Banków Polskich,
16) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE,
17) Systemy – wspólna nazwa obejmująca: System BANKOWY REJESTR, System DOKUMENTY ZASTRZEŻONE,
18) Wnioskodawca – Konsument lub Przedsiębiorca składający wniosek,
19) ZBP – Związek Banków Polskich z siedzibą w Warszawie,
20) Zgłaszający – Bank lub inna instytucja finansowa uprawniona do dokonania zgłoszenia do CBD danych o Konsumencie lub Przedsiębiorcy,

§ 2

Podstawą prawną funkcjonowania Systemów są:
1) System BANKOWY REJESTR – art. 105 ust. 4, 4a i 4d oraz ust. 105a Prawa bankowego,
2) System DOKUMENTY ZASTRZEŻONE – umowa zawarta pomiędzy Zgłaszającym a ZBP, przy czym zastrzeżenia dokumentów tożsamości
są dokonywane i wpisywane do CBD–DOKUMENTY ZASTRZEŻONE
na wniosek osoby dokonującej zastrzeżenia własnego dokumentu tożsamości.

§ 3

1. Udostępnienie informacji z CBD następuje na podstawie wniosku złożonego przez Wnioskodawcę w formie pisemnej, elektronicznej lub na podstawie wniosku podpisanego Podpisem zaufanym.
2. Wniosek może być:
1) złożony osobiście w BOK w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 16:00
2) wysłany za pomocą Portalu BOK Klient;
3) przesłany listem poleconym na adres BOK, z dopiskiem: „WNIOSEK”;
4) wysłany za pomocą e-maila na skrzynkę bok@zbp.pl
3. Wniosek dostępny jest na Portalu BOK Klient pod adresem internetowym: https://zbp.pl/dla-klientow/biuro-obslugi-klienta po wybraniu opcji „BOK Klient: elektroniczne składanie wniosku”, która umożliwia jego elektroniczne wypełnienie, pobranie lub wysłanie.

Składanie wniosków
§ 4

1. Udostępnienie danych z każdego z Systemów wymaga złożenia odrębnego wniosku.
2. Każdy wniosek jest rejestrowany i przyjmowany do rozpatrzenia
po sprawdzeniu prawidłowości jego wypełnienia oraz w przypadku, gdy jest to wymagane dowodu wniesienia opłaty zgodnie z rodzajem żądanego Raportu, a w przypadku Przedsiębiorcy – również po potwierdzeniu danych na podstawie rejestru KRS (lub odpowiednio CEIDG).
3. Wniosek składany w BOK osobiście przez Wnioskodawcę lub upoważnioną przez niego osobę jest rejestrowany i przyjmowany do rozpatrzenia
po potwierdzeniu tożsamości Wnioskodawcy lub osoby upoważnionej
do odbioru Raportu, w przypadku potwierdzenia tożsamości za pomocą mDowodu jest on weryfikowany za pomocą certyfikatu w aplikacji mObywatel lub mWeryfikatora.
4. Wniosek przesyłany drogą elektroniczną poprzez Portal BOK Klient jest rejestrowany i przyjmowany do rozpatrzenia w przypadku, gdy Wnioskodawca opatrzył go Podpisem kwalifikowanym lub Podpisem zaufanym.

§ 5

Prawidłowo wypełniony wniosek Konsumenta powinien zawierać następujące dane:
1) Informację, z którego Systemu Wnioskodawca wnioskuje o udostępnienie danych: Bankowy Rejestr czy Dokumenty Zastrzeżone,
2) Imię i nazwisko,
3) Poprzednie nazwiska w przypadku zmiany,
4) PESEL,
5) Seria i numer dokumentu tożsamości,
6) Adres zamieszkania (kod pocztowy, miasto, ulica, nr lokalu),
7) Adres do korespondencji (kod pocztowy, miasto, ulica, nr lokalu lub skrytka pocztowa) – w przypadku, gdy Raport ma być udostępniony korespondencyjnie,
8) Numer telefonu kontaktowego,
9) Czytelny podpis Konsumenta lub kwalifikowany podpis elektroniczny
lub Podpis zaufany.

§ 6

1. Prawidłowo wypełniony wniosek Przedsiębiorcy będącego osobą prawną
lub jednostką organizacyjną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną powinien zawierać następujące dane:
1) Firma przedsiębiorcy,
2) Imię i nazwisko osoby uprawnionej do reprezentacji przedsiębiorcy,
3) REGON,
4) NIP,
5) Dokładny adres siedziby,
6) Adres do korespondencji (kod pocztowy, miasto, ulica, nr lokalu lub skrytka pocztowa) – w przypadku, gdy Raport ma być udostępniony korespondencyjnie,
7) Numer telefonu kontaktowego,
8) Czytelny podpis przedstawiciela Przedsiębiorcy lub jego kwalifikowany podpis elektroniczny lub Podpis zaufany.
2. Dane wskazane we wniosku zostaną zweryfikowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej „KRS”). Niezgodność danych uniemożliwi sporządzenie Raportu.

§ 6a

a.i.1.a.i.1. Prawidłowo wypełniony wniosek Przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą powinien zawierać dane określone
w § 5, a także firmę Przedsiębiorcy, REGON, NIP oraz adres miejsca wykonywania działalności gospodarczej.
a.i.1.a.i.2. Dane wskazane we wniosku zostaną zweryfikowane w rejestrze Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej ,,CEIDG’’). Niezgodność danych uniemożliwi sporządzanie Raportu.

§ 7

1.i.1.a.i.1. Wniosek:
1) wypełniony nieprawidłowo lub niezgodnie z Regulaminem BOK,
2) zawierający cechy dokumentu tożsamości, który został zastrzeżony
w Systemie DOKUMENTY ZASTRZEŻONE,
3) przesłany pocztą elektroniczną (e-mail) bez opatrzenia
go przez Wnioskodawcę Podpisem kwalifikowanym lub Podpisem zaufanym,
4) opłacony kwotą o niewłaściwej wysokości,
bez potwierdzenia dokonania wpłaty, w przypadku, gdy jest ona wymagana, nie będzie rozpatrywany.

2. W takim przypadku wniesiona opłata będzie zwracana Wnioskodawcy
po upływie 45 dni od dnia jej wpływu na rachunek bankowy ZBP.

Udostępnianie Raportów
§ 8

1. W zależności od liczby złożonych wniosków danego dnia, Raport może być udostępniony Wnioskodawcy bezpośrednio po złożeniu i zarejestrowaniu wniosku lub w innym terminie, lecz nie później niż w terminie miesiąca
od otrzymania wniosku.
2. Termin wydania Raportu, o którym mowa w ust. 1, może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z uwagi na skomplikowany charakter żądania
lub liczbę żądań, po uprzednim poinformowaniu Wnioskodawcy w terminie określonym w ust. 1 o przedłużeniu terminu i przyczynach opóźnienia.
3. Z zastrzeżeniem ust. 4, Raport udostępniany jest w takiej formie, w jakiej został złożony wniosek.
4. Raport sporządzony na wniosek złożony osobiście w siedzibie BOK może zostać przesłany Wnioskodawcy listem poleconym w sytuacji niemożności wydania Raportu bezpośrednio po jego złożeniu w siedzibie BOK.
5. Raport Przedsiębiorcy będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną może być wydany Przedsiębiorcy lub upoważnionej przez niego osobie upoważnieniem zwykłym, na podstawie weryfikacji w rejestrze KRS.
6. Wnioskodawca lub osoba, o której mowa w ust. 5, potwierdza odbiór Raportu własnoręcznym podpisem na kopii Raportu, która pozostaje w BOK.
7. Raport nieodebrany przez Wnioskodawcę w BOK bądź zwrócony do BOK jako niedoręczony, będzie archiwizowany, a po roku od jego wygenerowania, zniszczony. W takim przypadku wniesiona opłata nie jest zwracana.
8. W przypadku zwrotu Raportu z przyczyn leżących po stronie BOK, będzie
on wysłany ponownie na koszt BOK.
9. BOK nie wydaje duplikatów Raportów.
10. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym w szczególności związanych
z ochroną danych osobowych oraz tajemnicą bankową, BOK nie udziela telefonicznych informacji na temat jakichkolwiek danych przetwarzanych
w CBD.
11. Istnieje możliwość odebrania Raportu w imieniu Konsumenta
lub Przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Osoba odbierająca Raport musi posiadać pełnomocnictwo
w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym lub w formie aktu notarialnego, w którym Wnioskodawca będący osobą fizyczną upoważnia osobę odbierającą Raport do złożenia w jego imieniu wniosku oraz odebrania Raportu z CBD.
12. Istnieje możliwość złożenia wniosku o uzyskanie informacji z CBD dotyczących osoby zmarłej będącej Konsumentem lub Przedsiębiorcą będącym osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, w przypadku posiadania tytułu prawnego do spadku po zmarłym bądź prawa
do zarządzania masą spadkową na podstawie przepisów szczególnych.
We wniosku należy wskazać dane osoby zmarłej jako osoby, której informacje dotyczą. Do wniosku należy dołączyć akt zgonu oraz prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku i prawomocne postanowienie o dziale spadku (oryginały postanowień do wglądu) albo akt poświadczenia dziedziczenia wystawiony przez notariusza wraz
z notarialnym działem spadku (oryginały dokumentów wystawionych przez notariusza do wglądu), w którym wskazano osobę składającą wniosek.
W przypadku prawa do zarządzania masą spadkową na podstawie przepisów szczególnych do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające
to prawo.

Opłaty za Raporty dodatkowe udostępniane Konsumentom
oraz Przedsiębiorcom będącymi osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą

§ 9

a.i.1.a.i.1. Raport Dodatkowy udostępniany Konsumentowi oraz Przedsiębiorcy będącemu osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą z jednego Systemu bezpośrednio w BOK lub drogą elektroniczną podlega opłacie
w wysokości 10,00 zł.
a.i.1.a.i.2. Raport Dodatkowy udostępniany Konsumentowi oraz Przedsiębiorcy będącemu osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą z jednego Systemu listem poleconym podlega opłacie w wysokości 18,00 zł.

Opłaty za Raporty udostępniane Przedsiębiorcy będącemu osobą prawną
lub jednostką organizacyjną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną

§ 10

Przedsiębiorca wnosi następujące opłaty za udostępniane Raporty Przedsiębiorcy z jednego Systemu:
1) 15,00 zł w przypadku odbioru Raportu bezpośrednio w BOK lub przesłanego drogą elektroniczną,
2) 23,00 zł w przypadku przesłania Raportu listem poleconym na adres korespondencyjny.

§ 11

Opłaty określone w § 9 i 10 zawierają podatek VAT doliczony zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa.

Dokonywanie wpłat
§ 12

a.i.1.a.i.1. Wpłaty powinny być dokonywane na rachunek bankowy: Związek Banków Polskich, PKO BP, XV Oddział Warszawa 45 1020 1156 0000 7802 0071 4774. Jako tytuł wpłaty należy podać “Opłata BOK imię i nazwisko lub firma przedsiębiorcy”
a.i.1.a.i.2. Wpłata powinna zostać dokonana przez Wnioskodawcę zgodnie z informacją udostępnioną na stronie internetowej https://zbp.pl/dla-klientow/biuro-obslugi-klienta
a.i.1.a.i.3. Dołączony do wniosku składanego korespondencyjnie lub drogą elektroniczną dowód dokonania opłaty, nie potwierdzony przez jednostkę przyjmującą opłatę, wymaga zweryfikowania przez BOK wpływu opłaty
na rachunek bankowy ZBP.
a.i.1.a.i.4. W przypadku wniesienia przez Wnioskodawcę opłaty za przygotowanie Raportu bez złożenia wniosku, opłata podlega zwrotowi po upływie 45 dni od dnia jej wpływu na rachunek bankowy ZBP.

Reklamacje
§ 13

1. W przypadku, gdy Wnioskodawca uzna dane zawarte w Raporcie
za niezgodne ze stanem rzeczywistym wszelkie reklamacje w tym zakresie powinien kierować, w formie pisemnej, do banku lub innej instytucji, która przekazała te informacje do CBD, wskazanej w Raporcie w pozycji Zgłaszający.
2. Dane przetwarzane w Systemach są wprowadzane przez banki i inne instytucje finansowe (Zgłaszających) i tylko one są uprawnione do zmiany, aktualizacji oraz usuwania wprowadzonych informacji, z zachowaniem dopuszczalnych okresów przetwarzania danych. Ta procedura wiąże się
z odpowiedzialnością Zgłaszającego za aktualność, kompletność
i prawdziwość danych przetwarzanych w CBD.
3. ZBP nie jest uprawniony do dokonywania żadnych zmian danych przetwarzanych w CBD.

Brak zgodności danych identyfikacyjnych
§ 14

1. W przypadku wystąpienia niezgodności danych identyfikacyjnych podanych we wniosku z danymi zapisanymi w CBD, sporządzenie Raportu nie jest możliwe.
2. W przypadku niezgodności danych zawartych we wniosku z informacją z CBD Raport zostanie sporządzony wyłącznie po wyjaśnieniu niezgodności, tj. po podjęciu przez BOK kontaktu ze Zgłaszającym. Po wyjaśnieniu niezgodności, Raport zostanie udostępniony listem poleconym lub drogą elektroniczną w przypadku, gdy wniosek został złożony tą drogą.
3. W przypadku, gdy Wnioskodawca występuje o informację dotyczącą przetwarzania jego danych osobowych w Systemie i legitymuje się zastrzeżonym w Systemie DOKUMENTY ZASTRZEŻONE dokumentem potwierdzającym jego tożsamość, sporządzenie Raportu możliwe jest
po okazaniu dodatkowego dokumentu zawierającego podstawowe dane osobowe i zdjęcie Wnioskodawcy tj. ważnego dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy lub legitymacji studenckiej.
4. W przypadku, gdy Wnioskodawca występuje o informację dotyczącą przetwarzania jego danych osobowych w Systemie i legitymuje się dokumentem mObywatel (mDowodem), którego nie można zweryfikować
za pomocą mWeryfikatora, sporządzenie Raportu możliwe jest po okazaniu dodatkowego dokumentu zawierającego podstawowe dane osobowe
i zdjęcie Wnioskodawcy tj. ważnego dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy lub legitymacji studenckiej.

Postanowienia końcowe
§ 15

Na pisemne żądanie Wnioskodawcy, ZBP wystawi fakturę VAT, potwierdzającą sprzedaż Raportu.

§ 16

Raport jest udostępniany Wnioskodawcy wg stanu CBD na dzień dokonania sprawdzenia, który jest wskazany w Raporcie wraz z godziną wykonania tej czynności.